Automatice su trabajo

Hacer que su oficina funcione completamente sin papeles puede no ser factible, pero sí puede automatizar algunos de sus procesos para mejorar su eficiencia. El identificar las áreas clave de procesos en su negocio, como imágenes de documentos o facturación, le ayudará a aprovechar el software y otros programas de automatización.

La automatización no sólo debe reducir la cantidad de papeles, sino también debe optimizar las transacciones y procedimientos diarios, produciendo procesos más rápidos y más organizados. “Sin papel no es el nombre adecuado,” indica Bill Brikiatis, director de medios y analista de relaciones en la industria para eCopy, un proveedor de imágenes de documentos en Nashua, New Hampshire, EE.UU. “La mayoría de las organizaciones están muy lejos de manejarse sin papeles. Sin embargo, ésta no es la meta; es romper la barrera entre el papel y lo electrónico, y cruzarla con relativa facilidad”.

Es posible que los contratistas contemplen automatizar algunos de sus procesos, con el fin de estar al corriente con el mundo actual de los negocios. “Internet ha obligado a las organizaciones a moverse con mayor rapidez,” indica Brikiatis. “Si se trata de un subcontratista, proveedor o cliente, todos esperan que las cosas se muevan a la velocidad de Internet".

¿Qué hay disponible?
Para todo proceso que un contratista necesite automatizar, lo más probable es que haya una aplicación. Los contratistas pueden comprar sistemas de administración y software para: contratos, facturación, recibos, estimaciones, licitaciones, costos y utilidades por obra, nómina, teneduría de libros, reportes, administración de subcontratistas, programación, cambios en pedidos y contabilidad.

Por ejemplo, algunos programas de software le permiten autorizar pedidos de compra y órdenes de trabajo desde cualquier lugar, enlazar la programación con compras, o estimar su flujo de efectivo con base en sus facturas, cobranzas y reportes de programación.

Según Carl Frappaolo, vicepresidente de inteligencia de mercados para AIIM -The Enterprise Content Management Association (La Asociación de Administración del Contenido Empresarial) con sede en Silver Spring, Maryland, EE.UU, también existen programas informáticos (software), para diseños asistidos por computadora, o CAD por sus siglas en inglés, que agilizan los procesos de dibujo, detalle y diseño conceptual, además de hacerlos más precisos y colaborativos. La investigación del software CAD, y decidir si éste satisface sus necesidades, es indispensable. Los productos varían en cuanto al grado de dificultad y cantidad de capacitación requerida, sin embargo, hay algunos que serán demasiado costosos para su presupuesto.

Cualquier programa, ya sea para administración, administración o diseño de proyectos, pueden proporcionar una combinación de funciones diferentes con varios niveles de facilidad, compatibilidad y costo, indica Frappaolo.

Encuentre la talla correcta
El software hecho a la medida facilita adecuar las diferentes características según sus necesidades, pero antes de comprar un programa, defina qué procesos, si es que los automatiza, mejorarían considerablemente su negocio. “Observe detenidamente lo que necesita y defínalo con claridad”, indica Frappaolo. “Lo último que quiere es que el vendedor le diga qué adquirir, y luego acabar comprando algo que no necesita”.

Algunos procesos no vale la pena automatizarlos, debido a la complejidad y los costos que implican. Busque las áreas donde el flujo de trabajo en papel le frena productivamente. “Los procesos que le conviene automatizar primero son aquellas actividades más sencillas para la transición,” señala. Encuentre un buen consultor de tecnología que pueda ayudarle a desarrollar el plan adecuado para su negocio, además de evaluar los mejores productos y programas.

Aún más, siempre verifique que el sistema de automatización o software sea compatible con cualquier otro sistema o hardware que ya tenga, indica Brikiatis. “¿De qué le sirve tener el sistema más potente si no lo va a utilizar?” dice.

Cuando sea hora de la transición, es mejor hacerlo despacio. Sólo automatice una aplicación o proceso a la vez, y deje pasar un poco de tiempo para medir el retorno sobre la inversión. “Encuentre el mejor punto en el que pueda hacer rendir su dinero,” dice Frappaolo. “No pase al siguiente proceso hasta que el anterior esté funcionando debidamente, y pueda aprender de él."